L’Inps , con messaggio n. 3102 dell’11.8.2020 , precisa le prossime scadenze , per zona e per anno , dell’accertamento dell’esistenza in vita .
Poiché la diffusione del contagio del covid-19 non ha permesso ai pensionati sottoposti a tale controllo di completare agevolmente il processo a causa delle chiusure degli Uffici consolari e di Patronato imposte dall’emergenza sanitaria, in accordo con Citibank è stato ritenuto opportuno procedere alla sospensione delle attività connesse all’accertamento dell’esistenza in vita che avrebbe interessato i pensionati residenti in Asia, nel Continente americano, in Estremo Oriente, Paesi Scandinavi e Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi, differendo l’avvio di tale verifica generalizzata.
Inoltre, le restrizioni alla libertà di movimento applicate per il contenimento del contagio hanno
condizionato anche la prima fase dell’accertamento generalizzato relativo agli anni 2019 e 2020, in quanto alcuni pensionati residenti nelle Aree geografiche interessate (Europa, Asia e Oceania) non hanno potuto completare il processo di verifica.
Pertanto, in via eccezionale è stato chiesto a Citibank di non sospendere i pagamenti della pensione, come da normali disposizioni, e di comprenderli tra i soggetti che saranno sottoposti a controllo con il successivo accertamento.
Ferma restando la suddivisione in due fasi cronologicamente distinte, la prima fase, riferita agli
anni 2020 e 2021, che si svolgerà da ottobre 2020 a febbraio 2021, riguarderà i pensionati residenti in Sud America, Centro America, Nord America, Asia, Estremo Oriente, Paesi Scandinavi, gli Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi.
Le comunicazioni saranno inviate ai pensionati a partire dal 1° ottobre 2020 e i pensionati dovranno far pervenire le attestazioni di esistenza in vita entro il 5 febbraio 2021. Nel caso in cui l’attestazione non sia prodotta, il pagamento della rata di marzo 2021, laddove possibile, avverrà in contanti presso le agenzie Western Union del Paese di residenza.
In caso di mancata riscossione personale o di produzione dell’attestazione di esistenza in vita entro il 19 marzo 2021, il pagamento delle pensioni sarà sospeso a partire dalla rata di aprile 2021.
Analoga tempistica riguarderà anche i pensionati residenti in Europa, Africa e Oceania che, a causa del diffondersi del contagio, non hanno potuto portare a termine la prima fase dell’accertamento dell’esistenza in vita con riferimento agli anni 2019 e 2020, per i quali, in via eccezionale, si è ritenuto opportuno non sospendere i pagamenti alla scadenza dei termini ordinari previsti per il completamento di tale accertamento generalizzato (febbraio 2020).
Conseguentemente, anche per talegruppo di pensionati, Citibank inizierà la spedizione delle
comunicazioni nel corso del mese di ottobre 2020 e le attestazioni di esistenza in vita dovranno pervenire alla Banca entro i primi giorni di febbraio 2021. Nel caso in cui l’attestazione non sia prodotta, il pagamento della rata di marzo 2021, laddove possibile, avverrà in contanti presso le agenzie Western Union del Paese di residenza.
In caso di mancata riscossione personale o di produzione dell’attestazione di esistenza in vita entro il 19 marzo 2021, il pagamento delle pensioni sarà sospeso a partire dalla rata di aprile 2021.
La seconda fase della verifica relativa agli anni 2020 e 2021, che si svolgerà dalla fine di gennaio 2021 a giugno 2021, riguarderà i pensionati residenti in Europa, Africa e Oceania.
Le comunicazioni saranno inviate ai pensionati a partire dalla fine di gennaio 2021 e i pensionati
dovranno far pervenire le attestazioni di esistenza in vita entro la prima metà di giugno 2021.
Nel caso in cui l’attestazione non sia prodotta, il pagamento della rata di luglio 2021, laddove possibile, avverrà in contanti presso le agenzie Western Union del Paese di residenza. In caso di mancata riscossione personale o di produzione dell’attestazione di esistenza in vita entro il 19 luglio 2021, il pagamento delle pensioni sarà sospeso a partire dalla rata di agosto 2021.
I pensionati residenti nei Paesi del Nord , Centro e Sud America , Asia , Estremo Oriente , Paesi Scandinavi , Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi ( prima fase della campagna 2020 e 2021 ) , hanno di tempo per l’autocertificazione da ottobre 2020 a febbraio 2021; senza autocertificazione , dove possibile , riscossione in contanti presso Western Union paese di residenza entro Marzo 2021 . Ad Aprile 2021 pensione sospesa .
I pensionati residenti in Europa , Africa ed Oceania ( per i soggetti che non hanno portato a termine la prima fase della campagna per gli anni 2019 e 2020 ) hanno di tempo per l’autocertificazione da ottobre 2020 a febbraio 2021 ; senza autocertificazione , dove possibile , riscossione in contanti presso Western Union paese di residenza entro Marzo 2021 . Ad Aprile 2021 pensione sospesa .
I pensionati residenti in Europa , Africa ed Oceania ( per i soggetti compresi nella seconda fase della campagna per gli anni 2020 e 2021 ) hanno di tempo per l’autocertificazione da Gennaio a Giugno 2021 ; senza autocertificazione , dove possibile , riscossione in contanti presso Western Union paese di residenza entro Luglio 2021. Ad Agosto 2021 pensione sospesa .
A questi Pensionati , che risiedono in Paesi in cui operano Istituzioni con cui l’Inps ha stipulato accordi di collaborazione per lo scambio telematico di informazioni sul decesso degli stessi , non verrà inviata la richiesta di autocertificazione :
a. Pensionati che sono oggetto di scambi mensili di informazioni con le Istituzioni previdenziali tedesche e svizzere. L’Istituto ha stipulato con Deutsche Rentenversicherung -DRV- e Ufficio Centrale di Compensazione -UCC- accordi di scambio delle informazioni di decesso, che riguardano un numero considerevole di pensionati residenti in Germania e Svizzera, e che hanno già dato prova di sufficiente affidabilità, rendendo superflue ulteriori verifiche. Si sottolinea che tale decisione non riguarda tutti i pensionati residenti in Germania e in Svizzera, ma solo quelli che sono titolari anche di prestazioni a carico delle suddette Istituzioni e per i quali vengono scambiate le informazioni;
b. Pensionati che sono oggetto di scambi mensili di informazioni con lo ZUS polacco. Poiché è stato reso operativo l’accordo che l’Istituto ha stipulato con Zaklad Ubezpieczen Spolecznych (ZUS), per scambiare telematicamente informazioni relative al decesso di pensionati comuni, si fa presente che sono stati esclusi dalla richiesta di fornire la prova annuale di esistenza in vita i beneficiari di trattamenti pensionistici residenti in Polonia, a condizione che tali soggetti siano titolari di prestazioni pensionistiche a carico dello stesso ZUS.
c. Pensionati che hanno riscosso personalmente agli sportelli Western Union almeno una rata di pensione in prossimità dell’avvio del processo di verifica. Ciò in quanto la riscossione personale presso il Partner d’appoggio della Banca è stata considerata prova sufficiente dell’esistenza in vita, poiché le agenzie Western Union accertano, all’atto dell’incasso, l’identità del beneficiario attraverso documenti validi con foto ;
d. Pensionati che, di propria iniziativa, hanno fornito a Citibank una valida attestazione/certificazione di esistenza in vita con data recente e quelli per i quali le strutture territoriali INPS hanno comunicato alla Banca, tramite la procedura Comunicazioni Certificate Citibank, di aver ricevuto una valida prova dell’esistenza in vita in prossimità dell’avvio dei processi di verifica. Per la prima fase della verifica saranno esclusi dall’invio delle lettere i soggetti che hanno prodotto la prova di esistenza in vita in prossimità dell’avvio del processo di verifica ;
e. Pensionati i cui pagamenti sono stati già sospesi da Citibank a seguito del mancato completamento delle precedenti campagne di accertamento dell’esistenza in vita o di riaccrediti consecutivi di rate di pensione.
Conformemente alle verifiche generalizzate dell’esistenza in vita condotte negli scorsi anni, Citibank ha reso disponibili ai pensionati coinvolti in tale accertamento le seguenti diverse modalità per fornire la prova di esistenza in vita.
A) Modalità cartacea
In via ordinaria, i pensionati dovranno far pervenire il modulo di attestazione dell’esistenza in vita, correttamente compilato, datato, firmato e corredato della documentazione di supporto, alla casella postale PO Box 4873, Worthing BN99 3BG, United Kingdom entro il termine indicato nella lettera esplicativa.
Tale modulo dovrà essere restituito a Citibank, controfirmato da un “testimone accettabile”. Per “testimone accettabile” si intende un rappresentante di un’Ambasciata o Consolato Italiano o un’Autorità locale abilitata ad avallare la sottoscrizione dell’attestazione di esistenza in vita. La tipologia di “testimone accettabile” per le diverse aree geografiche è riportata nell’opuscolo Domande Frequenti, pubblicato sul sito web di Citibank.
Si ricorda che il pensionato, nel caso in cui per qualsiasi motivo non abbia ricevuto il modulo inviato da Citibank, ha la possibilità di richiedere al Servizio di supporto di Citi un nuovo invio anche a mezzo posta elettronica. Inoltre, è prevista la possibilità di richiedere tale modulo ai Patronati abilitati ad accedere al portale di Citi, in quanto gli stessi possono produrre e stampare autonomamente il pacchetto per la prova di esistenza in vita.
A.1) Casi particolari
In occasione delle precedenti verifiche generalizzate dell’esistenza in vita, è emerso che, talvolta, i pubblici funzionari di alcuni Paesi si rifiutano di sottoscrivere il modulo di Citibank. Per evitare difficoltà ai pensionati, in tali casi Citibank accetterà le certificazioni di esistenza in vita emesse da enti pubblici locali. Tali certificati devono costituire valida attestazione dell’esistenza in vita: non sono considerate sufficienti le certificazioni rilasciate per altre finalità (ad esempio, certificati di residenza).
In tali casi, per facilitare la gestione delle procedure di validazione dell’attestazione, è necessario che le certificazioni rilasciate da Autorità locali siano inviate a Citibank unitamente al modulo di attestazione dell’esistenza in vita predisposto dalla stessa Citibank, compilato dal pensionato.
Tuttavia, al di fuori dei casi di effettiva impossibilità, è auspicabile l’utilizzo del modulo standard di attestazione di esistenza in vita predisposto dalla Banca, poiché tale modulo può essere esaminato e validato automaticamente e tempestivamente dai team operativi di Citibank. Al contrario, nel caso in cui pervengano certificazioni diverse, sarà necessario verificare la sussistenza dei requisiti formali e sostanziali che rendono accettabile la certificazione, con conseguente allungamento dei tempi del processo di accertamento dell’esistenza in vita. Inoltre, qualora il certificato non risulti idoneo, il processo di produzione della prova di esistenza in vita dovrà essere ripetuto secondo modalità diverse.
Nell’eventualità che i pubblici ufficiali locali, pur completando l’attestazione con la sottoscrizione e l’apposizione del timbro, si rifiutino di riportare nel modulo le informazioni riguardanti l’identificazione del funzionario e dell’Istituzione di appartenenza, è stato concordato con Citibank di consentire ai pensionati di completare l’attestazione autenticata dal “testimone accettabile” con l’indicazione dell’Istituzione e del nome e cognome del funzionario che ha verificato l’identità del pensionato. Ovviamente, deve essere possibile identificare l’Istituzione o il pubblico ufficiale che ha effettuato l’autenticazione.
Per i casi in cui non sia indicato il cognome da coniugata, resta confermata la possibilità che le pensionate aggiungano o sostituiscano, sui moduli di attestazione, tale cognome a quello da nubile, compilando la dichiarazione e sottoscrivendola col proprio cognome esatto. Anche in questo caso, peraltro, è necessaria l’attestazione da parte del “testimone accettabile”.
A.2) Procedure alternative di attestazione dell’esistenza in vita.
Nel caso in cui il pensionato si trovi in stato di infermità fisica o mentale, o si tratti di pensionati che risiedono in istituti di riposo o sanitari, pubblici o privati, o di pensionati affetti da patologie che ne impediscono gli spostamenti o di soggetti incapaci o reclusi in istituti di detenzione, è necessario contattare il Servizio di supporto di Citi, che renderà disponibile il modulo alternativo di certificazione di esistenza in vita. Tale modulo, su richiesta del pensionato o del patronato sarà inviato, a mezzo posta elettronica, in formato PDF; inoltre è prevista la possibilità, per i soggetti interessati, di richiedere tale modulo ai Patronati abilitati al portale di Citi, in quanto gli stessi possono produrre e stampare autonomamente il pacchetto per la prova alternativa di esistenza in vita.
Il modulo dovrà essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti e restituito a Citibank unitamente alla documentazione supplementare sottoelencata:
| Soggetto attestante | Documentazione supplementare |
| Un funzionario dell’ente pubblico o privato in cui risiede il pensionato | Una dichiarazione recente su carta intestata dell’ente che conferma, sotto la propria esclusiva responsabilità, che il pensionato risieda nell’istituzione e sia in vita |
| Il medico responsabile delle cure del pensionato | Una dichiarazione recente su carta intestata del medico che conferma, sotto la propria esclusiva responsabilità, che il pensionato sia in vita ed impossibilitato a seguire la procedura standard |
| Il procuratore o il tutore legale del pensionato | Una copia autenticata dell’atto di conferimento della tutela o della procura di data recente e debitamente timbrata o di una sentenza di nomina del tribunale. |
Citibank, con la diligenza richiesta per l’istituto di credito fornitore del servizio, provvederà a verificare le seguenti circostanze:
• la presenza della firma del soggetto attestante;
• la presenza del timbro del soggetto attestante o del timbro dell’ente coinvolto o rappresentato dal soggetto attestante;
• la presenza del timbro dell’istituzione/ente/persona che ha conferito la procura o tutela al soggetto attestante, quando il soggetto attestante è una persona designata procuratore o tutore legale del pensionato.
B) Attestazione dell’esistenza in vita dei pensionati tramite portale web predisposto da Citibank
Per i pensionati residenti in Australia, in Canada, nel Regno Unito e negli Stati Uniti, a partire dalla verifica dell’esistenza in vita riferita all’anno 2015, l’INPS ha fornito a Citibank una lista di operatori dei Patronati che in base alla normativa locale hanno qualifiche che rientrano fra quelle dei “testimoni accettabili”. Tali soggetti, previa verifica da parte di Citibank del possesso della qualifica di “testimone accettabile”, sono autorizzati ad accedere al portale specificamente predisposto dalla stessa Citibank al fine di attestare essi stessi con modalità telematiche l’esistenza in vita dei pensionati.
La medesima funzionalità di attestazione dell’esistenza in vita dei pensionati in forma telematica è stata resa disponibile anche ai funzionari delle Rappresentanze diplomatiche indicati dal Ministero degli Affari esteri e della cooperazione internazionale.
Inoltre, Citibank ha reso disponibile agli altri operatori di Patronati operanti all’estero la facoltà di utilizzare uno strumento di trasmissione telematica dei moduli di attestazione dell’esistenza in vita: l’operatore di Patronato abilitato potrà caricare direttamente sul sistema informatico di Citibank le copie in formato elettronico dei moduli o certificati di esistenza in vita e dei documenti di supporto debitamente completati e sottoscritti a seconda dei casi, evitando l’invio postale.
Comunque, il modulo standard o alternativo di prova dell’esistenza in vita potrà essere generato da tutti gli utenti abilitati.
Per qualsiasi problematica inerente agli accessi al sistema “Portale Agenti”, gli operatori di Patronato ed i funzionari delle Rappresentanze diplomatiche e consolari, potranno contattare il Servizio di assistenza della Citibank all’indirizzo di posta elettronica portale@citi.com.
Le funzionalità descritte sono accessibili anche per gli operatori INPS abilitati al “Agent Portal” di Citibank, che, nel caso in cui pervengano alle Strutture INPS valide prove dell’esistenza in vita, possono procedere direttamente all’attestazione per mezzo delle funzionalità sopra descritte.
Inoltre, a seguito della riprogettazione del portale informatico della Banca, sarà possibile inserire o modificare direttamente sul portale i seguenti dati:
• la residenza fisica (indirizzo, città, Stato, CAP/ZIP code) e, se conosciuto, il recapito e-mail del pensionato;
• le coordinate bancarie espresse con uno standard di BIC ed IBAN riferite a pagamenti in Paesi compresi nell’Area SEPA oppure SWIFT e numero di conto, qualora sia necessario disporre un pagamento in accredito diretto in Paesi al di fuori del circuito SEPA.
A questo proposito, si sottolinea che le variazioni dei dati di residenza e/o di pagamento, segnalate con le sopra elencate funzionalità presenti nella procedura on line, hanno effetto esclusivamente nei data base della Banca. Conseguentemente, per evitare possibili disagi nella riscossione delle rate correnti o nell’esecuzione di pagamenti vari, è necessario provvedere all’aggiornamento degli archivi istituzionali “ARCANET” e “Archivio pensioni”, con le consuete procedure di gestione.
Si evidenzia che la riprogettazione del portale informatico della Banca permette la consultazione dei dati di pagamento delle singole rate di pensione erogate all’estero, visualizzabili nel portale web della Banca. In particolare, alla sezione “Pagamenti”, sarà possibile visualizzare i seguenti dati:
• data di pagamento;
• importo della rata di pensione;
• numero della transazione;
• valuta di pagamento;
• metodo di pagamento;
• stato del pagamento.
Per una descrizione completa delle nuove funzionalità presenti nel “Portale Agenti”, si rinvia allo specifico Manuale operativo relativo al funzionamento della procedura, consultabile nello stesso portale web, per gli operatori abilitati all’accesso a tale procedura.
In ogni caso, si sottolinea che continuerà ad essere disponibile, per gli operatori delle Strutture territoriali, l’applicazione “Comunicazioni Certificate Citibank”, le cui modalità operative sono descritte nel messaggio n. 3926/2012.
C) Riscossione personale presso gli sportelli Western Union
Si premette che, nei confronti dei soggetti che hanno ricevuto da Citibank il modello cartaceo di richiesta di attestazione di esistenza in vita, la riscossione personale agli sportelli Western Union di almeno una delle rate, entro il termine di restituzione dell’attestazione indicato nelle lettere esplicative, costituirà valida prova di esistenza in vita, sollevando il pensionato dall’invio del modulo cartaceo a Citibank.
Come specificato , il pagamento delle mensilità di marzo 2021 (per i pensionati residenti nel Continente americano, Asia, Estremo Oriente, Paesi Scandinavi, gli Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi e per l’ulteriore platea dei pensionati che non hanno portato a termine la prima fase della verifica anni 2019 e 2020) e di luglio 2021(per i pensionati residenti in Europa, Africa e Oceania), delle pensioni intestate a soggetti che non produrranno la prova di esistenza in vita, entro i termini indicati nelle lettere esplicative, sarà localizzato presso gli sportelli Western Union.
Attraverso la riscossione personale di tali rate, i pensionati completeranno il processo di verifica. Tuttavia, considerato che Citibank provvede mensilmente a predisporre i pagamenti del mese successivo a partire dal giorno 20, per evitare la sospensione dei pagamenti e ottenere automaticamente il ripristino delle ordinarie modalità di pagamento a partire, rispettivamente, dalla rata di aprile e di agosto 2021, la riscossione personale allo sportello dovrà avvenire entro il giorno 19 dei suddetti mesi di marzo e luglio 2021.
In ogni caso, il pensionato avrà la possibilità di riscuotere la rata anche successivamente, in quanto il mandato ha validità per 90 giorni; tuttavia, la riscossione di tale rata dopo il giorno 19 produrrà il suddetto effetto di ripristino a partire dalla prima rata utile.
Si ricorda che la riscossione in contanti presso gli sportelli Western Union non costituisce una valida prova dell’esistenza in vita, nel caso in cui il pagamento delle rate correnti di pensione sia disposto a favore dei legali rappresentanti e procuratori dei pensionati.
Inoltre, si ricorda che tale modalità non è prevista nei seguenti casi:
• qualora il pensionato risulti residente in Italia;
• nei paesi in cui non sono presenti Agenzie Western Union;
• nel caso in cui l’importo della pensione mensile in pagamento sia superiore a 6.300,00 euro ovvero a 7.300,00 dollari statunitensi.
In questi casi, i pagamenti della rata di marzo 2021 delle pensioni intestate a soggetti che non avranno prodotto la prova di esistenza in vita il 5 febbraio 2021 saranno sospesi. Analogamente, a luglio 2021 saranno sospesi i pagamenti delle pensioni intestate a soggetti che non avranno prodotto la prova di esistenza in vita entro i primi giorni di giugno 2021.
Si sottolinea che, per conseguire il pagamento allo sportello Western Union, il pensionato, in possesso di un documento d’identità con foto e dati anagrafici corrispondenti a quelli utilizzati dall’INPS per la disposizione del pagamento, dovrà produrre all’operatore di Western Union il codice Money Transfer Code Number (MTCN) e comunicare sia l’importo della rata che il nominativo dell’ordinante del pagamento disposto a sportello (INPS).
L’eventuale riemissione delle rate non corrisposte durante il periodo di sospensione dei pagamenti, deve essere richiesta alla Struttura territoriale INPS che gestisce la pensione, allegando una copia di un documento d’identità e specificando le indicazioni eventualmente necessarie per la corretta canalizzazione del pagamento.
Prima di procedere alla riemissione del pagamento delle mensilità pregresse, le Sedi territoriali dovranno eseguire i controlli necessari, in particolare l’avvenuta rendicontazione delle rate come non pagate, e valutare, soprattutto nei casi in cui la pensione sia stata localizzata all’Ufficio Pagatore di Sede a seguito di reiterate mancate riscossioni, l’opportunità di richiedere un’ulteriore prova di esistenza in vita.
Si rammenta che è attivo il Servizio della Banca a supporto dei pensionati, operatori di Consolato, delegati e procuratori che necessitino di assistenza riguardo alla procedura di attestazione dell’esistenza in vita.
Il Servizio di supporto Citi può essere contattato dai pensionati con le seguenti modalità:
• visitando la pagina web www.inps.citi.com;
• inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo inps.pensionati@citi.com;
• telefonando ad uno dei numeri telefonici indicati nella lettera esplicativa.
Per i Patronati e per le Strutture territoriali INPS restano confermati i consueti canali di comunicazione.
Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì, dalle ore 8:00 alle ore 20:00 (ora italiana), in lingua italiana, inglese, spagnola, francese, tedesca e portoghese.
È disponibile, inoltre, il Servizio Automatico Interattivo di Citibank, attraverso il quale, telefonando ai numeri telefonici indicati sul sito della Banca, è possibile verificare la fase di validazione di una o più attestazioni di esistenza in vita, 24 ore su 24, 365 giorni l’anno.
Si sottolinea che, per utilizzare il servizio automatico, è necessario disporre del numero di 12 cifre, riportato in alto a destra in tutte le comunicazioni di Citibank, con cui la Banca identifica ciascun pensionato.
